Hoe Birò een dealership runt zonder back office, met Nance

De uitdaging

Birò verkoopt en serviced de Birò, een kleine Italiaanse elektrische stadsauto. Ze runnen een verkoopvloer, een werkplaats vol monteurs en een onderdelen­voorraad die verdeeld is tussen Amsterdam en de Italiaanse fabriek. De boekhouding staat in Exact Online. Het team op locatie telt zo'n tien mensen, waarvan een aantal Italiaanse collega's geen Nederlands spreekt. Daardoor was opzoeken in Exact eerst een taalprobleem voordat het een dataprobleem werd.

Wat ze niet hebben, is een back office. Geen controller, geen analist, geen admin team. Het werk dat een back office normaal afhandelt (terugkerende management­rapportages, debiteuren­opvolging en crediteuren­opvolging, lijstjes voor marketing, bulk voorraad­updates, reconciliaties als iets niet aansluit) moet ergens landen.

Lange tijd landde dat bij twee finance medewerkers en een extern accountantsbureau. Voorraad stond in sheets en koppelde nooit aan Exact. Inkooporders, inclusief levertijden, werden met de hand bijgehouden. Personeels­administratie werd handmatig overgehaald naar Exact. Creditcard­afschriften werden regel voor regel ingeklopt. Debiteuren najagen (klanten die pas een paar dagen na levering betalen) at elke week uren weg.

Het pijnlijkste gat zat op de werkvloer. Als een voertuig terugkwam, had de monteur geen snelle manier om te zien wat er eerder mee was gebeurd, wie het toen had, wat onder garantie viel, of hoeveel uur er al ingestoken was. De informatie zát in Exact, alleen begraven in een archief aan historische facturen waar niemand tijd voor had om doorheen te scrollen.

Voordat wij met Nance gingen werken had ik twee mensen specifiek op het financiële gedeelte. Maandelijkse rapportages uit Exact. Nadat je een afsluiting hebt gedaan, loop je continu een beetje achter de feiten aan. Prioriteiten gaan veranderen. Achter de feiten aanlopen: daar is Nance de oplossing voor.

Pieter Vermeer, oprichter, Birò Nederland

Het team had dit jaren eerder al eens proberen op te lossen met een barcode­systeem. Dat project werd afgeblazen omdat het te complex was. Die ervaring zette de lat voor de volgende poging: alles wat nieuw kwam, mocht geen volledige systeem­vervanging zijn.

De oplossing

Birò wilde Exact niet vervangen. Ze wilden eropíntrekken (en op e-mail, Drive, leveranciers­portalen en geüploade bestanden) zonder de stack te herbouwen.

Nance paste omdat het de klant niets laat migreren. Het verbindt met Exact, de inbox, Drive en een password vault voor automatische logins. Hetzelfde chat oppervlak dat een reparatie­historie ophaalt, kan ook een creditcard regel categoriseren, een debiteur­herinnering opstellen, een dashboard bouwen, een meerjarige bruto marge analyse draaien, of een CSV gedreven bulk update terug pushen naar Exact.

Het beslissende deel, alleen achteraf zichtbaar in het account, is wat er na de onboarding gebeurde. Geen van de vijf terugkerende rapportages die de dealership nu wekelijks draait, is door ons ingericht. Ze hebben ze zelf in chat gebouwd. Ze itereren ze in chat. Toen ze het dagelijkse sales dashboard liever als deelbare link wilden dan als HTML bijlage, vroegen ze daarom. Toen ze de CSS van het dashboard in een lichter, printbaar uiterlijk wilden, vroegen ze ook dat.

We hebben heel lang tegen de keuze gestaan of we naar een ander systeem moesten overstappen. Nance heeft die onzekerheid weggehaald. Daardoor kan je veel meer focussen op de toekomst. En de snelheid: binnen 24 uur heb je een oplossing voor de vraag die je hebt.

Pieter Vermeer, oprichter, Birò Nederland

Hoe Birò de dealership runt met Nance

Nance laat zich op drie lagen van de operatie zien: geplande rapportages die vanzelf binnenkomen, ad-hoc lookups die meerdere keren per dag gebeuren, en back office werk dat anders niemand zou doen.

1. Geplande rapportages

Vijf terugkerende workflows draaien op het account zonder dat iemand er iets aan hoeft te doen: een dagelijks sales dashboard, een management dashboard op werkdagen, een wekelijkse debiteurenlijst, een wekelijkse crediteurenlijst en één losse geplande run. Elk bouwt een HTML overzicht uit Exact Online en landt per e-mail in de inbox van het team.

Alle vijf zijn door de klant zelf, in chat, ingericht. Geen ervan is opgezet tijdens de onboarding. Op het account zijn de geplande workflows inmiddels honderden keren gedraaid.

Elke ochtend om acht uur stipt krijgen we een dashboard via Nance. Dagelijks, wekelijks of maandelijks, je kan dat op je eigen manier inrichten. We kijken er met zijn allen even naar, met een kopje koffie erbij, en bespreken de resultaten.

David Gaardon, sales manager, Birò

2. Ad-hoc lookups

Iedereen in het team kan Nance een vraag stellen en in seconden antwoord krijgen zonder Exact te openen. Het meest herhaalde patroon in het hele account is de service­historie lookup: iemand geeft Nance een 4 cijferige meldcode (de laatste cijfers van het chassis) en krijgt elke werkbeurt op dat voertuig terug, wat er gedaan is, en wat het kostte. Meerdere keren per dag in gebruik op de werkvloer.

Een klant waarvan we het voertuig al jaren kennen. Voor onze facturatie moesten we eerst een factuur openen, dan de volgende, dan de volgende. Nu tik ik gewoon in 'wat is de servicehistorie van deze meldcode' en het complete lijstje verschijnt in één oogopslag.

David Gaardon, sales manager, Birò

Hetzelfde patroon werkt door in:

• Kenteken en klantnaam lookups. Vind een voertuig of klant in Exact en haal de historie op.
• Inruil taxaties. Eén regel met een meldcode geeft een inruilwaarde, berekend tegen de eigen afschrijvings­tabel van de dealership. Het taxatie­formulier daarachter is in één chatsessie gebouwd door die tabel aan Nance te dicteren.
• Foto naar offerte. Een klant stuurt een foto van een onderdeel. Het team stuurt die met één regel door naar Nance. In Exact verschijnt een conceptofferte klaar om te versturen. Hetzelfde patroon zet een papieren werkbon om in een nette service­offerte.
• De Italiaanse team workaround. Omdat chat in gewone taal werkt, kan het meertalige team op locatie dezelfde vragen aan Exact stellen zonder dat een Nederlandstalige collega de tussenstap hoeft te zijn.

3. Back office werk

Hier vult Nance het meest zichtbaar het gat dat de ontbrekende back office laat.

• Reconciliaties. Als Exact niet aansluit op de fysieke werkelijkheid of een betaling vreemd lijkt, vraagt het team Nance om uit te zoeken waar het misgaat. Waarom een voorraad­telling afwijkt van het systeem. Waarom een creditnota niet aan de oorspronkelijke factuur koppelt omdat de grootboek­rekeningen niet matchen.
• Klant en marketinglijsten. "Elke klant die in 2018 tot 2019 een Birò kocht en die nog steeds heeft." "Elke klant zonder service bezoek in de afgelopen twee jaar." Lijstjes die normaal een verzoek aan een data persoon zijn, of een export en opschoonklus in Excel, komen er nu uit als één regel.
• Bulk Exact operaties. CSV gedreven massa updates, bijvoorbeeld een batch artikelen in één keer deactiveren door een einddatum te zetten, direct teruggepusht naar Exact.
• Garantie zichtbaarheid. Een soort werk waarvan het team wist dat het gebeurde, maar dat ze niet konden meten: kleine klusjes onder garantie die monteursuren wegtikken zonder netjes in de boeken te verschijnen. Nance maakt nu zichtbaar hoeveel tijd er daadwerkelijk in garantie­werk gaat zitten, en dat voedt direct de gesprekken over prijsstelling en leveranciers.
• Meerstaps­analyse op finance. In één avond draaide het team een end to end bruto marge analyse op één van hun belangrijkste voertuig­productlijnen: inkoopkosten over drie jaar, verkoop over dezelfde periode plus year to date, voorraadstanden voor de relevante items, en een interactief HTML dashboard met de bruto marge per jaar. Later vroegen ze Nance om het dashboard in een lichter, printbaar uiterlijk te herbouwen.
• Leveranciers­analyse met de Italiaanse fabriek. Openstaande inkooporders, besteld versus ontvangen reconciliaties, en verificatie van transport­documenten per levering. Het team ving ook voorraad af die in het verkeerde magazijn stond (Amsterdam versus Italië) doordat Nance de mismatch flagde.
• Bank reconciliatie regels. Een proces design gesprek over het automatisch matchen van pin betaalregels op het bankafschrift aan de juiste uitgaande klantfacturen in Exact.
• Cross document analyse vanuit uploads. Eigen bestanden combineren met Exact data. Bijvoorbeeld een overzicht van openstaande klantorders gecombineerd met garantie­vorderingen, opgebouwd uit twee uploads plus Exact.
• HR en payroll vragen. Soms, maar wel echt. "Wat wordt er dit jaar ingehouden voor pensioen?" Nance is de natuurlijke plek geworden om elke finance of admin vraag te stellen, niet alleen de voor de hand liggende.
• Een dashboard voor de werkvloer. Verbruikte artikelen en geboekte uren per monteur. Dezelfde rapportage­machinerie die de sales kant gebruikt, staat nu ook op de service vloer.

Het resultaat

De helderste directe uitkomst is die je in het organogram ziet. Er is geen controller, geen back office team, en de dealership krijgt nog steeds een dagelijks sales dashboard om 08:30, een dagelijks management dashboard om 08:00 op werkdagen, een debiteurenlijst elke dinsdagochtend en een crediteurenlijst elke donderdagochtend. Allemaal zonder dat iemand er iets voor doet.

De uitkomst op de werkvloer is die de monteurs voelen. Een terugkomend voertuig betekent geen onderzoek vanaf nul meer. De meldcode is genoeg.

De stapelende uitkomst is wat het team nu kan dat eerder niet kon. Een meerjarige bruto marge analyse op een voertuig­productlijn (inkoop ophalen, verkoop ophalen, voorraad cross referencen, dashboard bouwen) was eerder iets om uit te besteden of gewoon niet te doen. Nu is het een avond chat. Hetzelfde voor marketing­lijsten, bulk Exact updates en reconciliaties die het team anders pas aan het eind van de maand zou oppakken.

Nance is een fulltime medewerker die voor ons heel veel taken overneemt. De ideale werknemer op het financiële vlak.

Pieter Vermeer, oprichter, Birò Nederland

De onverwachte use case bleek degene die het snelst landde. In het tweede gesprek legde Pieter een foto van een papieren werkbon op tafel en vroeg of Nance die kon lezen. Een week later stond de optie live: één foto, één upload, de hele reparatie klaargezet in Exact en klaar om te versturen.

Gevraagd om Nance in drie woorden te beschrijven, kwamen David en Pieter bijna op hetzelfde uit. David: flexibiliteit, inzicht, persoonlijk contact. Pieter: vertrouwen, betere overzichten, rust.

Wat is het volgende

Wat verder op de roadmap staat: het werkvloer dashboard verder uitbouwen, het ontwerp van de bank reconciliatie regels afronden zodat pin betaalregels automatisch matchen aan uitgaande facturen in Exact, en de terugkerende dashboards op dezelfde manier blijven door­ontwikkelen als ze tot nu toe zijn ontstaan, door te beschrijven wat ze willen.

Ik heb het vertrouwen dat Nance met Birò mee kan groeien. Als wij uitbreiden naar meerdere vestigingen wordt de voorraad lastiger te meten en worden dingen complexer. Nance is daar de juiste tool voor. De lijntjes tussen ons zijn kort, en dat is wat de verbetering blijft brengen.

Pieter Vermeer, oprichter, Birò Nederland