Maandafsluiting automatiseren: Nance draait de controles en levert het oordeel

De meeste maandafsluitingen zijn geen proces maar een zoektocht die dagen aanhoudt. Iemand controleert of de bank compleet is. Iemand anders opent de tussenrekeningen en vindt dezelfde achterblijvers als vorige maand. Een derde speurt naar facturen die wel binnenkwamen maar nooit geboekt werden. De controles zijn elke maand identiek, en toch wordt de vraag waarmee de afsluiting eindigt, kunnen we afsluiten, beantwoord op gevoel: een controller die genoeg schermen heeft gezien om waarschijnlijk te zeggen.

Geef de afsluiting aan Nance en die controles worden poorten. De bank gaat eerst: zolang niet elke rekening is geïmporteerd, aangesloten en gelijk loopt met het afschrift, draait er niets anders, want elke andere controle leunt erop. Daarna tussenrekeningen, onverwerkte stukken, volledigheid, intercompany en btw, elk met een akkoord, een waarschuwing of een blokkade als uitkomst. De maand eindigt met één antwoord: afsluitbaar, of precies welke blokkades er nog staan en wie ervan is. Elke bevinding wordt gelogd, zodat het oordeel zijn bewijs meebrengt.

Het werk dat Nance overneemt

De poorten

Begint met de bankcontrole

Alle transacties tot en met periode-einde geïmporteerd en aangesloten, het saldo in de boekhouding gecontroleerd tegen het bankafschrift, en per rekening een go of no-go voordat er iets anders draait.

Controleert de tussenrekeningen

Tussenrekeningen worden tot nul gecontroleerd. Blijft er een saldo staan, dan zet Nance de openstaande posten erachter op een rij, zodat iemand ze kan oplossen in plaats van ernaar zoeken.

Volledig en verantwoord

Maakt onverwerkte stukken zichtbaar

Facturen die wel binnenkwamen maar nooit geboekt zijn, scans die blijven hangen, concepten en niet-verzonden verkoopfacturen: per bron zichtbaar gemaakt, zodat er niets onder de afsluiting verdwijnt.

Controleert de volledigheid

Afschrijvingen geboekt per actief, terugkerende kosten aanwezig met afwijkingen gemarkeerd, en salarissen gecontroleerd tegen de bank en tegen voorgaande maanden.

Gecontroleerd vóór de aangifte

Beoordeelt intercompany en kapitaal

Rekening-courantverhoudingen aangesloten tussen entiteiten, en mutaties in eigen vermogen en leningen gecontroleerd op de onderbouwing erachter.

Toetst de btw vóór de aangifte

Verwachte af te dragen btw vergeleken met wat er daadwerkelijk geboekt is, per rekening, voordat de btw-aangifte de deur uitgaat. Klopt er iets niet, dan wijst Nance de rekening aan waar het zit.

Zo werkt Nance

Houdt je boeken in de gaten

Open posten, binnenkomende documenten, afwijkingen. Nance ziet het werk zodra het ontstaat.

Stelt de volgende stap voor

Geen dashboard vol problemen maar een voorbereide actie: geboekt, opgesteld of klaargezet, met de redenering erbij.

Jij keurt goed

Jij bepaalt wat zelfstandig loopt en wat op jouw akkoord wacht. Niets wordt stilletjes geboekt.

Leert hoe jij werkt

Elke correctie en goedkeuring scherpt de regels aan. Elke week loopt er meer zelfstandig.

Nance gaat direct aan de slag en gaat dieper zodra jullie samen playbooks inrichten, zoals een nieuwe collega meer oppakt naarmate het vertrouwen groeit.

Veelgestelde vragen

Waarin verschilt dit van onze afsluitchecklist in een spreadsheet?

De spreadsheet vraagt mensen om te onthouden; Nance doet het controleren. De controles draaien zichzelf en rapporteren hun bevindingen, dus de checklist vult zichzelf in plaats van te wachten tot iemand eraan toekomt.

Kunnen we afsluiten terwijl er nog blokkades staan?

Die beslissing blijft bij jou. Het oordeel vertelt je precies wat er in de weg staat en wie ervan is; of je toch afsluit is een keuze die Nance nooit voor je maakt.

Vervangt dit onze controller?

Het vervangt het zoeken, niet het oordeel. Je controller beoordeelt bevindingen in plaats van ze op te sporen, en besteedt de afsluiting aan de beslissingen die alleen een mens kan nemen.

Wanneer draait het?

Nadat de feeds binnen zijn, op het schema dat jij kiest. Eén keer rond periode-einde, of elke dag voor een doorlopend beeld van hoe dicht je bij afsluitbaar bent.

Geef Nance je maandafsluiting