Hoe SUITSUIT management­rapportages en finance-operatie draait met Nance

De uitdaging

SUITSUIT is een Nederlands reiskoffer-merk dat direct aan consumenten verkoopt via de eigen Shopify-storefront en via marktplaatsen zoals Bol.com, Zalando en Kaufland. Na een grondige herstructurering draait het bedrijf efficiënt: een finance-team van drie onder leiding van Celia Schmitz, finance director (ex-KPMG RA). De boekhouding draait in Exact Online, sales lopen via Channel Engine, en betalingen komen binnen via Mollie, PayPal en platform-specifieke kanalen.

Celia wilde echte management­rapportage: geconsolideerde P&L, budget-vs-actuals, kanaal­marge, warehouse-bezetting. Allemaal in dashboards die haar mede-directeuren ook daadwerkelijk zouden openen. Het probleem zat niet in de data; het zat in het pad naar het dashboard.

Het team had twee dingen geprobeerd. Eerst Power BI, daarna een Google Looker Studio-bouw met een interne IT'er. Beide liepen vast om dezelfde reden: de IT'er had weinig affiniteit met finance, en elke wijziging werd een vertaaloefening.

Als ik een dashboard wil met bruto marge in plaats van netto marge, moet ik eerst aan de IT'er uitleggen wat het verschil is. Dan zit ik te leggen wat 'omzet minus kostprijs' is. Dat is niet waar mijn tijd naartoe moet.

Celia Schmitz, Finance Director, SUITSUIT

Ondertussen bleven de dagelijkse handelingen finance-uren opslokken: creditcard­afschriften die regel voor regel werden ingeklopt; pallet-bezetting die wekelijks vanuit warehouse-exports in Excel werd bijgehouden; facturen die handmatig uit leveranciers­portalen werden gehaald. Er was geen ruimte om er ook nog dashboards bij te bouwen.

De oplossing

Celia hoorde over Nance via LinkedIn. Het selectie­criterium was simpel: haalt dit de vertaal­laag tussen mij en mijn data weg?

Het antwoord bleek ja. Waar Looker een briefing aan een engineer vereiste, kon Celia in Nance gewoon in finance-taal beschrijven welk dashboard ze wilde en daar direct op door­bouwen. Hetzelfde oppervlak dat het dashboard bouwde, kon ook het terugkerende back-office werk oppakken waar geen kant-en-klaar moduul voor bestaat: creditcard­verwerking, factuur­ophaal, betaalreconciliatie.

De aarzeling zat in security. Met Exact Online, klantgegevens en bank-niveau reconciliatie in scope was "ligt nu al onze bedrijfsinformatie op straat?" de eerste vraag op tafel.

Het enige waar ik echt goed over moest nadenken was: is dit veilig? Ik heb heel veel vragen gesteld voordat we ja zeiden.

Celia Schmitz, Finance Director, SUITSUIT

We hebben doorgenomen waar de data staat (Google Cloud, EU-regio), de verwerkers­overeenkomst, en het feit dat Nance niet traint op klant­data. Daarmee was het rond, en SUITSUIT ging door.

Hoe SUITSUIT finance-ops draait met Nance

De ankerworkflow van het team is de maandelijkse management­rapportage. Celia opent een chat, vraagt Nance om een actuele geconsolideerde P&L uit Exact Online, vraagt de uitsplitsingen die ze nodig heeft per entiteit, per kanaal, per margesoort, tegen budget. Nance levert de visual. Vraagt een directeur om een andere uitsplitsing ("laat me bruto marge per verkoopkanaal zien"), dan is dat één bericht ver. Zodra het format goed staat, wordt het dashboard een terugkerende taak: maandelijks ververst, gestyled in de huisstijl van SUITSUIT, klaar om te delen.

Daaromheen heeft het team een set terugkerende automatiseringen gestapeld:

• Creditcard­mutaties. Afschriften die handmatig werden ingeklopt stromen nu in Nance, dat ze categoriseert, koppelt aan leveranciers en boekt in het bankboek in Exact. De marketing-functie reist veel en betaalt shoots met Amex en Visa: precies de long-tail aan transacties waar template-boekingen het lieten afweten.
• Pallet-bezettings­dashboard. Wekelijkse Excel-exports van het externe warehouse worden geüpload naar Nance, dat een bezettings­overzicht rendert en laat zien waar voorraad samengevoegd kan worden om pallets te besparen.
• Factuur­ophaal. Nance loopt op een schema langs leveranciers­portalen (Meta, Pinterest, Klaviyo) en haalt facturen op die het team anders handmatig zou opjagen.
• Multi-platform betaalreconciliatie (in uitvoering). Het team koppelt Mollie, PayPal, Shopify en Bol.com zodat binnenkomende betalingen automatisch matchen met debiteur­facturen in Exact, in plaats van op één tussenrekening te belanden die aan het eind van de maand opgeschoond moet worden.

Drie finance-teamleden werken dagelijks in Nance. Het patroon is niet "een analist die een BI-tool bevraagt"; het is "een collega aan wie je het werk vraagt".

Nance is een vierde collega op de finance-afdeling. Zo noemen we het allemaal.

Celia Schmitz, Finance Director, SUITSUIT

Het resultaat

De helderste directe winst is de tijd die het team terugkrijgt. Alleen de geautomatiseerde creditcard­verwerking levert al bijna een hele werkdag per maand op. Het dashboarding-werk, dat eerst tussen Celia en een engineer heen en weer kaatste, ligt nu volledig bij de finance lead, wat per week meerdere uren aan coördinatie scheelt.

De strategische winst is groter. SUITSUIT werft een financial controller, en het plan is dat die rol een Nance-gedreven rapportage­laag erft in plaats van er één opnieuw op te bouwen. Het team opent ook toegang voor marketing: een afdelings­dashboard zodat niet-finance leads zelf hun kanaal­performance kunnen ophalen.

Wat het team verraste:

• Nance wordt voor one-off analytische vragen bijna net zo vaak gebruikt als voor het terugkerende close-werk. Vragen als "hoe staat onze pallet-bezetting deze week, en welke SKU's kunnen we samenvoegen?" vervangen precies de soort vraag die eerder doodbloedde in de IT-backlog.
• De adoptie was unaniem in het finance-team. Alle drie de leden raakten ingewerkt zonder aparte training.

Wat is het volgende

Wat verder op de roadmap staat: het afronden van de multi-platform betaalreconciliatie zodat binnenkomende betalingen vanuit Mollie, PayPal, Shopify en Bol.com automatisch verrekenen tegen het debiteur-subgrootboek; het uitrollen van het marketing-dashboard­portaal; en de nieuwe financial controller laten doorduwen op de bibliotheek met terugkerende taken in close en rapportage.