Doorlopende controles, gedaan door Nance: schone data, veilige betalingen en audit-klare boeken

De problemen die duur worden in een administratie beginnen onzichtbaar. Een leverancier wijzigt zijn bankgegevens en niemand kijkt er nog eens naar. Een dubbele leverancier sluipt erin tijdens een drukke week. Een btw-code verschuift op één grootboekrekening en elke boeking daarna erft de fout. Niets hiervan valt op in het dagelijkse werk, en niemand heeft tijd om wekelijks alles na te lopen, dus het komt maanden later boven, meestal op het slechtste moment: een betaalrun, een btw-aangifte, een controle.

Dat nalopen is het werk waarvoor je Nance aanneemt. Terwijl het dagelijkse werk doorloopt, loopt Nance de stamgegevens na, bewaakt het bankgegevens en codering, toetst het de btw-behandeling en houdt het de koppelingen in de gaten, zodat je elke dag ziet hoe gezond je administratie is. Signaleren staat altijd aan; herstellen wacht op jouw bevestiging, en alles wat btw in een afgesloten periode raakt wordt nooit stilletjes aangepast. Elke controle, bevinding en correctie wordt gelogd, zodat de boeken schoon, actueel en klaar voor inzage blijven.

Het werk dat Nance overneemt

Voordat er geld beweegt

Vangt gewijzigde bankgegevens

Wijzigt een leverancier zijn bankgegevens, dan ziet Nance het meteen, vergelijkt het de nieuwe gegevens met recente facturen en houdt het de betaling vast tot een mens bevestigt.

Vindt dubbele leveranciers

Zelfde btw-nummer, zelfde IBAN of een naam die net anders gespeld is: dubbelingen worden gevonden voordat ze dubbele boekingen veroorzaken, met een samenvoegvoorstel dat klaarstaat voor review.

Schone stamgegevens

Loopt de stamgegevens na

Ontbrekende btw-nummers, ongeldige IBANs, onvolledige adressen en betaaltermijnen: op vaste momenten doorgelicht, met aanvulvoorstellen uit recente documenten.

Bewaakt de kostencodering

Per leverancier gecontroleerd op consistentie. Afwijkingen worden gemeld met de verwachte grootboekrekening erbij; omboeken gebeurt alleen na jouw bevestiging, en btw in afgesloten periodes blijft altijd onaangeraakt.

Codes en koppelingen

Controleert de btw voordat het pijn doet

Btw-codes op rekeningen en relaties worden getoetst aan de verwachte behandeling, en vrijgestelde en nultarief-facturen worden gecheckt op een legitieme reden.

Houdt de koppelingen in de gaten

Elke dag een blik op de bank- en kaartkoppelingen. Loopt er een achter, dan krijg je een seintje, zodat de boeken nooit stilletjes verouderen.

Zo werkt Nance

Houdt je boeken in de gaten

Open posten, binnenkomende documenten, afwijkingen. Nance ziet het werk zodra het ontstaat.

Stelt de volgende stap voor

Geen dashboard vol problemen maar een voorbereide actie: geboekt, opgesteld of klaargezet, met de redenering erbij.

Jij keurt goed

Jij bepaalt wat zelfstandig loopt en wat op jouw akkoord wacht. Niets wordt stilletjes geboekt.

Leert hoe jij werkt

Elke correctie en goedkeuring scherpt de regels aan. Elke week loopt er meer zelfstandig.

Nance gaat direct aan de slag en gaat dieper zodra jullie samen playbooks inrichten, zoals een nieuwe collega meer oppakt naarmate het vertrouwen groeit.

Veelgestelde vragen

Is dit een audit?

Nee. Het is de dagelijkse discipline die de echte controle saai maakt. Bevindingen worden opgelost terwijl ze nog klein zijn, dus tegen de tijd dat de accountant kijkt, valt er weinig meer te vinden.

Past Nance zelfstandig gegevens aan?

Signaleren staat altijd aan; herstellen gebeurt pas na jouw bevestiging. En alles wat btw in een afgesloten periode raakt wordt nooit stilletjes aangepast, hoe zeker Nance ook is.

Waarom is dit nodig als de boeken er goed uitzien?

De dure problemen beginnen onzichtbaar: een gewijzigd IBAN, een dubbele leverancier, een verkeerde btw-code. Ze komen maanden later boven, bij een betaalrun, een aangifte of een controle. Doorlopend controleren vangt ze terwijl ze nog makkelijk te herstellen zijn.

Wie ziet de bevindingen?

Een korte werklijst gaat naar de mensen die jij kiest, in het kanaal dat jij kiest: een chatbericht, een mail of een lijst in de tool waar je toch al in werkt.

De collega die de boeken schoon houdt