De uitdaging
BIYU runt een peer-to-peer verhuurmarktplaats vanuit Amsterdam. Het team is klein, er is geen fulltime finance hire, en de boekhouding staat in Exact Online. Begin 2024 nam het bedrijf een part-time controller aan en ging vervolgens door een krappe cashperiode die de discipline afdwong die de meeste bedrijven nooit bewust hoeven oefenen: elke uitgaande euro moest te verantwoorden zijn, elke crediteurenregel verantwoord. BIYU kwam intact uit die periode.
De discipline verdween niet toen de cashsituatie ontspande. De oprichter hield dezelfde regel aan: er gaat niets de deur uit zonder dat ik het zie. Elke leveranciersfactuur, elke terugkerende kostenpost. Een handmatig bijgehouden crediteurenbestand (naam, bedrag, factuurnummer, betaaldatum) was de ruggengraat van die discipline. Het werkte, maar het kostte uren per week en zat in één hoofd.
Daar kwam een tweede beperking bovenop: de controller die BIYU door de krappe periode had geholpen was terug naar ongeveer één dag per week, en de kostenpost moest ook omlaag. De oprichter wilde dezelfde controllerrelatie voor minder uur. Geen nieuw systeem, geen nieuwe hire.
Als ik Exact open, krijg ik gewoon kippenvel. Ik wil alles dichtklappen.
Frans Biegstraaten, oprichter BIYU
De oplossing
De introductie liep via de investeringskant: na een ontmoeting met Jeroen en Michael van Nance tijdens een fundraising-cyclus bleef de oprichter in contact. Eind 2025 kwamen de lijnen samen. BIYU moest controlleruren omlaag brengen, en Nance had vroege klanten nodig die echte workflows draaiden. BIYU tekende in november 2025.
Wat de oprichter overtuigde was geen featurelijst. Het was dat Nance recht in Exact en de inbox plugt, en als sparringpartner werkt voor iemand die liever niet zelf Exact opent.
Het was heel makkelijk om te installeren. Snel gekoppeld aan alle systemen. Je zag heel snel de eerste effecten: de mailbox loopt gewoon vanzelf.
Frans Biegstraaten, oprichter BIYU
In de vroege periode ontstond ook één van Nance's standaardworkflows. BIYU had een creditcard-reconciliatieflow nodig die nog niet in het product zat. In plaats van het als one-off op te leveren, bouwden we het als een herbruikbare workflow, ervan uitgaande dat andere klanten hetzelfde nodig zouden hebben. Dat klopte. Het zit nu standaard in de Nance-bibliotheek.
Hoe BIYU finance runt met Nance
Nance laat zich op drie lagen van de finance-functie van BIYU zien: workflows die op schema draaien, een verkoopfactuurgenerator die een Google Drive-document omzet in Exact-boekingen, en een sparringpartnerrol voor de oprichter tijdens BTW en jaarrekening.
1. Geplande workflows
Door de controller in chat opgezet tijdens onboarding, sindsdien zonder tussenkomst draaiend:
| Workflow | Wat het doet |
|---|---|
| Factuurmailbox-routing | Stuurt inkomende leveranciersmail door naar een scanservice, krijgt de gestructureerde factuur terug in Exact |
| Creditcard-reconciliatie | De flow gebouwd voor BIYU, nu een standaard Nance-workflow die andere klanten gebruiken |
| Maandelijks actuals-dashboard | Een management-actuals-overzicht, geproduceerd aan het eind van elke maand |
2. De verkoopfactuurgenerator
BIYU vult per factuurronde één Google Drive-document met de klant, het artikel en de GL-codes. De controller of de oprichter vraagt Nance vervolgens om "maak alle verkoopfacturen." Nance leest het bestand, genereert de facturen in Exact tegen de juiste relaties en grootboekrekeningen, en geeft de concepten terug voor één laatste review voor verzending.
Het is eigenlijk het omgekeerde van wat we met inkoopfacturen doen: we maken een overzicht per klant met het artikel en de kostencodes, Nance leest het bestand en maakt precies de facturen met de juiste grootboekcodes. Hetzelfde patroon moet beide kanten op werken.
Frans Biegstraaten, oprichter BIYU
De oprichter houdt het laatste "versturen" bewust in mensenhanden. Zelfde reden als bij het crediteurenbestand: controle weegt zwaarder dan snelheid voor dit team.
3. De accountant-vervangingslaag
Twee periodieke klussen die voorheen bij een externe accountant landden, landen nu eerst bij Nance:
- BTW-aangifte. De oprichter draaide de volledige aangifte door Nance, één op één met de voorbereiding die de accountant zou hebben gedaan. Nance ving een paar correcties op voor indiening.
- Jaarrekening-voorbereiding. Openstaande vragen van de accountant gaan in Nance met de context van de oprichter erbij. Nance komt terug met een gestructureerd account van de positie, inclusief suggesties voor items waar de oprichter niet aan had gedacht (bijvoorbeeld hoe immateriële vaste activa te behandelen), zodat de daadwerkelijke accountantmeeting een review wordt in plaats van een onderzoek.
Het voelt bijna als een sparringsessie met een collega.
Ik gooi de vraag van de accountant in Nance, vul aan wat ik weet, en Nance denkt met me mee. Het account dat eruit komt maakt de daadwerkelijke meeting veel efficiënter dan zelf in Exact op balansposten gaan zoeken.
Frans Biegstraaten, oprichter BIYU
Het resultaat
De helderste uitkomst is de tijd. Dezelfde controllerrelatie, met dezelfde persoon, is gegaan van ongeveer 20 uur per week naar ~8 uur per maand, en de oprichter denkt dat de bodem rond de 6 ligt. Het is geen verhaal over het vervangen van de controller. Het is een verhaal over haar betrokken houden bij het werk dat oordeel vraagt, terwijl Nance het rondjewerk doet.
De tweede uitkomst is de discipline. De oprichter houdt het crediteurenbestand bewust met de hand bij, omdat de gewoonte om elke uitgaande betaling te zien het waard is om te beschermen. Maar het werk rondom dat ritueel (de mailbox controleren, de regel-voor-regel controle in Exact, de regel-voor-regel BTW-voorbereiding) is nu van Nance.
De derde uitkomst is wat Nance proactief opvangt. De oprichter noemde een klein voorbeeld: Nance signaleerde dat de maandelijkse actuals lagere loonkosten lieten zien dan de maand ervoor. De reden bleek dat de loonrun nog niet volledig naar Exact was geëxporteerd. Klein, maar wel het soort signaal dat een niet-finance oprichter zelf niet zou opvangen.
In een goede samenwerking vul je elkaar aan. Ik krijg niet alleen wat ik vraag. Ik krijg suggesties, of een opmerking: 'gek, vorige maart was dit veel minder.' En dan ga je toch even checken.
Frans Biegstraaten, oprichter BIYU
Wat is het volgende
De top-één wens van de oprichter is meer proactiviteit. Specifiek: het handmatig bijgehouden crediteurenbestand automatisch vullen vanuit de Exact-mailboxextractie. Nance doet de omgekeerde richting al (lees een Drive-doc, schrijf Exact-boekingen); de oprichter wil de andere kant op voor inkomend, zodat het bestand zichzelf vult en de mens de controle houdt over "nu betalen, later betalen, nooit betalen tot ze met een dwangbevel dreigen."
Twee andere, met lagere prioriteit:
- Vakantie-triggers. Als de controller de mailbox niet dagelijks checkt, brengt Nance naar boven wat betaald moet worden.
- AR-opvolgingsnudges voor accounts met veel openstaande verkoopfacturen.
Het omgekeerde van de verkoopfactuurflow moet ook kunnen: Nance leest de inkomende facturen en duwt degene die later betaald moeten worden in één bestand. Dat is de volgende stap die ik met Nance zou zetten.
Frans Biegstraaten, oprichter BIYU
