Domus Valuas exploiteert kleinschalige particuliere woonzorghuizen verspreid over Nederland: 35 locaties, bijna 1.500 medewerkers en ruim 800 bewoners. Het bedrijf is het resultaat van de fusie in 2022 tussen Valuas Zorggroep, in 2011 opgericht door Erik van der Boom, en de belangrijkste collega in de markt, Domus Magnus.
De uitdaging
Een fusie van twee vergelijkbare bedrijven is nog steeds een fusie van twee financeculturen. De locaties draaiden door, maar het hoofdkantoor in Hilversum erfde twee sets systemen, twee manieren van rapporteren, en drieënhalf jaar werk om daar één geheel van te maken.
De maandrapportage die daaruit kwam was uitgebreid, en hij werd met de hand gemaakt. Controllers exporteerden grote datasets naar Excel, alleen de rekenkracht kostte al tijd, en alles landde in de eerste dagen van de maand.
We hebben een uitgebreide maandrapportage waar veel tijd en energie in zit. Het lukt elke maand, maar het is altijd een gevecht tegen de klok.
Sander Ooievaar, Manager Finance & Control, Domus Valuas
De wekelijkse bezettingscijfers, de omzetkant van een zorgbedrijf, hadden een eigen zelfgebouwde Excel-sheet: ingewikkeld, kwetsbaar, en afhankelijk van nabellen met locatiemanagers of de cijfers nog klopten.
De oplossing
Het contact kwam via het netwerk. Erik van der Boom hoorde het verhaal achter Nance, belde Sander nog dezelfde avond, en binnen een week stond er een pitch en draaide er een pilot. Het groene licht kwam na vier tot vijf weken, snel voor de zorgsector, en bewust: de criteria waren de accuraatheid van de cijfers, de kwaliteit van wat Nance oplevert, en de kosten.
Wat het verschil maakte, in een markt die vanaf elk kanaal AI roept, is dat Nance een financetool is en geen algemene tool. Het team had eerder AI-tools geprobeerd. Die vielen altijd tegen.
Het moment van herkenning kwam in de kickoff, toen de zaal Nance vroeg om een analyse van drie jaar energiekosten over alle 35 locaties.
Normaal een halve dag werk voor één persoon.
Drie minuten.
Toen dacht ik: dit gaat echt wat betekenen.
Erik van der Boom, bestuurder, Domus Valuas
Hoe Domus Valuas de finance draait met Nance
1. Rapportage op schema
De maandrapportage kost nu minder dan een dag in plaats van drie, en de kwaliteit bewoog de andere kant op: betere layout, meer inhoud, en KPI's vertaald zodat een operationele lezer ze zonder financeachtergrond begrijpt. Het bestuur krijgt maandagochtend automatisch een bezettingslink van Nance. De wekelijkse investeringsupdate voor de investeringscommissie is volledig geautomatiseerd, en bleef komen terwijl de collega die hem bouwde op vakantie was.
2. Bezetting in tien minuten
De bezettingsanalyse, in- en uitstroom van bewoners over 35 locaties, is nu één export in Nance. Eén minuut importeren, negen minuten lezen en begrijpen wat er staat.
3. Het werk op de achtergrond
Met kostenplaatsen per locatie betekende één kleine correctie vroeger dezelfde boeking keer op keer, zodat elke locatierapportage hem goed liet zien. Nu geeft het team Nance één keer een template en de instructie, en landt de correctie op dezelfde manier in alle 35 rapportages. Facturen van uitzendbureaus worden regel voor regel uitgelezen, personen, uren, tarieven en toeslagen, en gematcht met afgesproken tarieven en geregistreerde uren. Dashboards van externe onderhoudspartijen worden gecontroleerd tegen de eigen administratie in plaats van op vertrouwen aangenomen.
4. Het hele team wegwijs maken
Sander introduceerde een wekelijks Nance-uur: iedereen in het team van 17 laat iets zien wat hij gebouwd heeft, of raakt geïnspireerd door wat een collega maakte, van debiteurenadministratie tot business control. Het hele team van zeventien is inmiddels actief, en de gewoonte verschuift: vragen die vroeger naar Sander gingen, gaan eerst naar Nance.
Ze beginnen Nance als hun collega te zien. Vraag het eerst even aan je collega, en die komt erop terug. Dat was wennen, en het begint te landen. Ongeveer de helft van ieders tijd ging naar terugkerende klussen; dat gaat richting een tiende, en de tijd die vrijkomt gaat naar nieuwe dingen en betere kwaliteit.
Sander Ooievaar, Manager Finance & Control, Domus Valuas
Vertrouwen en compliance in een zorgorganisatie
Domus Valuas werkt met bewonersgegevens, in een sector waar privacy- en securitywetgeving de lat hoog leggen. Voor de start heeft een externe privacyfunctionaris Nance gescreend tijdens het inkoopproces, en keek de compliance officer mee naar de overeenkomst en de dataopslag. In het dagelijks gebruik staan gepubliceerde dashboards achter een Microsoft-login, met optioneel een wachtwoord erbovenop, en wordt nieuw werk eerst in een sandbox geprobeerd voordat er iets gedeeld wordt.
De cijfers worden vertrouwd omdat ze gecontroleerd worden. Het team draait de eigen maandrapportage voorlopig nog parallel, weet wat er uit elk dashboard hoort te komen, en herleidt de uitkomst naar de data die erin ging.
Het resultaat
Twee maanden na de start is finance de afdeling waar de rest van de organisatie naar kijkt als ze wil weten waar AI voor is. Andere afdelingen zien wat het financeteam oplevert en willen aanhaken: een vliegwiel, aangezwengeld door het team dat vroeger het knelpunt van de maand was.
Een hele fijne, hardwerkende collega. De rapportages en dashboards die mijn kant op komen zijn goed, accuraat en snel, en dat geeft mij veel meer overzicht en controle in mijn rol.
Erik van der Boom, bestuurder, Domus Valuas
Wat volgt
Het team werkt aan de urenverantwoording voor externe inhuur: geregistreerde uren, afgesproken tarieven en facturen in één beeld van hoe effectief personeel wordt ingezet. Eriks ambitie is adoptie: de groep intensieve gebruikers groter maken, zodat Nance de organisatie sneller leert kennen. Op de vraag of hij Nance zou aanraden aan andere zorgorganisaties zei hij eerst nee. Hij wilde de voorsprong liever voor zichzelf houden.
