Gmail AI-integratie: je inbox als bron voor je boekhouding

Elk financeproces heeft een onofficiële voordeur: de inbox. Facturen komen binnen als bijlage, als link, als portalmelding. Leveranciers melden terloops nieuwe bankgegevens. De hoeveelheid boekhouding die begint als ongelezen e-mail is enorm, en iemand moet dat allemaal triëren.

Nance koppelt met Gmail en doet die triage. Het vindt de documenten, volgt de links, verifieert de verzoeken en levert schone input aan de rest van je administratie. De inbox blijft alles ontvangen; hij is alleen niet langer de plek waar dingen verdwijnen.

Wat Nance automatiseert met Gmail

Facturen ophalen

Inkoopfacturen die per mail binnenkomen worden herkend, uitgelezen en in je boekhoudflow gezet, elke ochtend, in elke inbox die je koppelt.

Zoeken naar ontbrekende documenten

Een betaling zonder onderliggend stuk? Nance doorzoekt de mailhistorie, vindt de oorspronkelijke factuur of vraagt de afzender om een kopie.

Leveranciersmail afhandelen

Betalingsherinneringen, adreswijzigingen en nieuwe bankgegevens worden herkend, geverifieerd tegen je administratie en omgezet in acties in plaats van ongelezen mail.

Uitgaande opvolging

Herinneringen aan klanten en verzoeken aan leveranciers worden in jouw toon opgesteld en op schema vanuit de juiste mailbox verstuurd.

Inbox op orde

Financemail wordt consistent gelabeld en gerouteerd, zodat de gedeelde inbox niet langer de plek is waar documenten zoekraken.

Portalmeldingen oppakken

Mails die alleen aankondigen dat er ergens in een portal een factuur klaarstaat, worden herkend, en Nance haalt het eigenlijke document zelf op.

Koppel Gmail aan Exact Online, Twinfield, Moneybird & Xero

De meeste Gmail-koppelingen zijn datapijpen: ze kopiëren velden op een schema en daar houdt het op. Nance is de koppeling en de collega in één. Het leest Gmail, past jouw regels toe en doet het eigenlijke financewerk in je boekhoudpakket, met goedkeuringen waar jij ze wilt en elke actie gelogd.

Veelgestelde vragen

Welke inboxen moeten we koppelen?

Meestal de gedeelde finance-inboxen en elk adres waar leveranciers facturen naartoe sturen. Nance werkt over meerdere mailboxen tegelijk, en juist daartussen vallen documenten doorgaans weg.

Leest Nance al onze e-mail?

Het werkt binnen de scope die jij geeft: specifieke mailboxen of labels, met toegang die je op elk moment kunt intrekken. Elke mail waar het iets mee doet, wordt gelogd.

Kan Nance namens ons mailen?

Alleen de soorten die jij goedkeurt, in sjablonen en een toon die jij bepaalt. Gevoelige categorieën, zoals klantherinneringen, kun je op handmatige goedkeuring houden.

Wij gebruiken Google Workspace met veel gebruikers. Hoe past dit?

Nance koppelt via de Gmail API met afgebakende OAuth-toegang op aangewezen mailboxen. Je Workspace-beheerder zet het in een paar minuten op.

De facturen in je inbox, gevonden en verwerkt