Outlook AI-integratie: financemail automatisch afgehandeld

In de meeste bedrijven op Microsoft 365 leeft de financeafdeling feitelijk in Outlook. Facturen komen binnen in drie verschillende mailboxen, betalingsherinneringen concurreren met nieuwsbrieven, en een leverancier die zijn bankgegevens wijzigt is één ongelezen mail tussen veertig andere.

Nance koppelt met die mailboxen en werkt ze door als een collega die nooit achterloopt: documenten eruit, verzoeken geverifieerd, opvolging verstuurd, beslissingen klaargezet waar een mens moet kijken. De inbox blijft de voordeur. Hij is alleen niet langer de flessenhals.

Wat Nance automatiseert met Outlook

Facturen ophalen

Inkoopfacturen in Outlook-mailboxen worden herkend en in je boekhoudflow gezet, of ze nu als bijlage komen of als portallink.

Zoeken naar ontbrekende documenten

Voor elke betaling zonder onderliggend stuk doorzoekt Nance de mailhistorie, haalt het document op of vraagt de afzender om een kopie.

Leveranciersverzoeken verifiëren

Gewijzigde bankgegevens en betaalverzoeken worden eerst gecheckt tegen je administratie voordat iemand ernaar handelt, precies waar fraude graag binnenkomt.

Gedeelde mailbox triëren

De finance@-mailbox wordt doorlopend gesorteerd: facturen naar verwerking, herinneringen naar de werklijst, ruis opzij.

Uitgaande opvolging

Klantherinneringen en leveranciersopvolging gaan vanuit het juiste adres de deur uit, in jouw toon, op het schema dat jij kiest.

Overdracht naar Teams

Zaken die een menselijke beslissing vragen kunnen direct in een Teams-kanaal landen, met context erbij, in plaats van rondgestuurd te worden.

Koppel Outlook aan Exact Online, Twinfield, Moneybird & Xero

De meeste Outlook-koppelingen zijn datapijpen: ze kopiëren velden op een schema en daar houdt het op. Nance is de koppeling en de collega in één. Het leest Outlook, past jouw regels toe en doet het eigenlijke financewerk in je boekhoudpakket, met goedkeuringen waar jij ze wilt en elke actie gelogd.

Veelgestelde vragen

Hoe koppelt Nance met Outlook?

Via de Microsoft Graph API met afgebakende rechten op aangewezen mailboxen, in een paar minuten opgezet door je Microsoft 365-beheerder. Toegang is altijd intrekbaar.

Kan het overweg met gedeelde mailboxen?

Ja, gedeelde mailboxen zijn meestal juist de waardevolste om te koppelen. Daar stapelen facturen en herinneringen zich op tussen eigenaren in.

Verstuurt Nance zelf e-mail?

Alleen berichttypes die jij hebt goedgekeurd, met sjablonen die jij beheert. Alles wat gevoelig ligt kan achter een handmatige goedkeuringsstap blijven.

Wij gebruiken ook Exchange-regels en een scanservice. Gaat dat stuk?

Nee. Nance werkt naast bestaande regels en scanservices, en pikt doorgaans precies de documenten op die daar doorheen glippen.

Financemail in Outlook, afgehandeld vóór de stand-up